A közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 22. §. (1) bekezdése alapján meghatározott kötelezettségének eleget téve, a Magyarországi Németek Általános Művelődési Központja (6500 Baja, Duna u. 33.; www.mnamk.hu) részére a közbeszerzési eljárások előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzése felelősségi rendjének, az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi körének és a közbeszerzési eljárás dokumentálási rendjének meghatározására az alábbi szabályzatot adom ki:

   I.

    

    ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

 

   A szabályzat hatálya

1.) Jelen szabályzat hatálya a Magyarországi Németek Általános Művelődési Központja

(a továbbiakban: MNÁMK), Kbt. hatálya alá tartozó árubeszerzéseire, szolgáltatás megrendeléseire, építési beruházásaira, valamint építési és szolgáltatási koncesszióira (a továbbiakban együttesen: beszerzéseire terjed ki.

 2.) Az 1.) pontban meghatározott intézmény beszerzései során, ha azok értéke a Kbt. szerinti nemzeti vagy Európai Uniós értékhatárt eléri vagy meghaladja, köteles a Kbt. valamint e szabályzat rendelkezései szerint eljárni, figyelemmel a Kbt.-ben nevesített kivételekre.

3.) E szabályzat hatálya kiterjed a lefolytatandó eljárás teljes egészére, így különösen:

• a közbeszerzési eljárás tervezésére és előkészítésére;
• a közbeszerzés tárgyának meghatározására;
• az ajánlattételi dokumentáció és a felhívás megfogalmazására;
• a felhívás megküldésének kezdeményezésére;
• az eljárás dokumentálására;
• kiegészítő tájékoztatás nyújtására az ajánlattevők számára;
• az ajánlattételi dokumentáció rendelkezésre tartására, az ajánlattevők számára történő átadására;
• a beérkezett ajánlatok iktatására, azoknak a törvény szerint történő kezelésére;
• a tenderbontásra, illetve annak jegyzőkönyvezésére;
• az ajánlattevők és alvállalkozóik alkalmasságának vizsgálatára;
• az ajánlatok elbírálására;
• az összegezés elkészítésére és megküldésére;
• az eljárás eredményéről szóló hirdetmény közzétételére;
• a szerződés megkötésére; illetve az esetleges jogorvoslati eljárásokra.

A Szabályzat személyi hatálya kiterjed: az Ajánlatkérőre, a nevében eljáró személyre és testületre, valamint az eljárásba bevont személyekre, szervezetekre. 

Alapfogalmak 

4.) E szabályzat alkalmazásában:

ajánlatkérő és döntéshozó: MNÁMK főigazgatója, aki kijelöli a Közbeszerzési Bizottság tagjait, döntést hoz a nyertes ajánlattevő személyéről, a meghívásos eljárásokban kijelöli az ajánlattételre felhívandó gazdasági szereplőket.

ajánlattevő: az a gazdasági szereplő, aki (amely) a közbeszerzési eljárásban ajánlatot nyújt be; természetes személy, jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, aki, illetőleg amely a közbeszerzési eljárásban ajánlatot tesz; ajánlattevőnek minősül a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe is.

ajánlat: az ajánlatkérő ajánlati felhívására az ajánlattevő által összeállított írásos dokumentáció a kívánt áru és/vagy szolgáltatás nyújtására és/vagy építési beruházás elvégzésére.

ajánlati biztosíték: az a pénzösszeg, amely az ajánlatkérő kikötése esetén

a) az eljárásban való részvétel feltételét képezi, amit az ajánlattevőnek ajánlata benyújtásával egyidejűleg vagy az ajánlatkérő által az ajánlati felhívásban meghatározott időpontig, az ott megjelölt mértékben kell az ajánlatkérő rendelkezésére bocsátania;

b) az ajánlattevő ajánlati kötöttségének megsértése esetén az ajánlatkérőnél az ajánlatnak az ajánlati kötöttség ideje alatti visszavonása vagy a szerződésnek az ajánlattevő érdekkörében felmerült okból történő meghiúsulása miatt előreláthatólag felmerülő pénzügyi veszteség fedezetéül szolgál.

ajánlati felhívás: olyan, a Közbeszerzések Tanácsának megküldendő hirdetmény, amely biztosítja, hogy annak alapján az ajánlattevők egyenlő eséllyel megfelelő ajánlatot tehessenek.

ajánlatkérési/ajánlattételi dokumentáció: az ajánlattevők számára készített, a megfelelő ajánlattételhez szükséges információkat, feltételeket tartalmazó dokumentáció, amelynek részét képezik a beszerzés tárgyához kapcsolódó műszaki leírások és tervdokumentáció, valamint a részletes szerződési feltételek vagy a szerződéstervezet is.

alvállalkozó: az a gazdasági szereplő, aki (amely) a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésében az ajánlattevő által bevontan közvetlenül vesz részt, kivéve

a) azon gazdasági szereplőt, amely tevékenységét kizárólagos jog alapján végzi,

b) a szerződés teljesítéséhez igénybe venni kívánt gyártót, forgalmazót, alkatrész- vagy alapanyag szállítót,

c) építési beruházás esetén az építőanyag-szállítót;

beszerzési érték: a beszerzés ÁFA nélkül számított (nettó) értéke.

előzetes összesített tájékoztató: Az ajánlatkérő a költségvetési év kezdetét követően előzetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre, vagy az elkövetkező legfeljebb tizenkét hónapra tervezett

a) összes (a kivételi körbe nem tartozó és az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű) árubeszerzéseiről, ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt; Árubeszerzés esetében az előzetes összesítést árucsoportonkénti bontásban kell elkészíteni, és az árucsoportot a Közös Közbeszerzési Szójegyzékre (a továbbiakban: CPV) történő hivatkozással kell megadni.

b)Kbt. 3. melléklet szerinti összes (a kivételi körbe nem tartozó és az értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű) szolgáltatás megrendeléséről, ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt. Szolgáltatás megrendelése esetében az előzetes összesítést a 3. melléklet szerinti szolgáltatáscsoportonkénti bontásban kell elkészíteni.

Az árubeszerzésről és szolgáltatás megrendeléséről előzetes összesített tájékoztatót együttesen és külön-külön is el lehet készíteni.

c.) Ajánlatkérő előzetes összesített készíthet a tervezett építési beruházás lényeges jellemzőiről, feltételeiről, ha az építési beruházás becsült értéke eléri vagy meghaladja az építési beruházásra irányadó uniós értékhatárt. Ha az ajánlatkérő tájékoztatót készít, azt a tervezett építési beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követően kell elkészítenie. A tervezett építési beruházásokról szóló előzetes összesített tájékoztatót külön kell elkészíteni.

Az ajánlatkérő az előzetes összesített tájékoztatót külön jogszabályban meghatározott minta szerinti hirdetmény útján teheti közzé. Az előzetes összesített tájékoztatónak az ajánlatkérő honlapján történő közzététele esetén az ajánlatkérő köteles a hirdetmény a felhasználói oldalon megnevezésű hirdetményt – a Közbeszerzési Hatóságon keresztül – megküldeni az Európai Unió Kiadóhivatalának. Az előzetes összesített tájékoztató honlapon történő közzétételére ezen hirdetménynek az Európai Unió Kiadóhivatala részére elektronikus úton történő feladását követően kerülhet sor.

eredményről vagy eredménytelenségről szóló tájékoztató: a közbeszerzési eljárást lezáró hirdetmény, amelyet a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre legkésőbb az eredményhirdetéstől, illetőleg az eredményhirdetés határidejének lejártától számított öt munkanapon belül, illetve az Európai Unió Hivatalos Lapjában történő közzétételre legkésőbb a szerződéskötéstől, illetőleg ennek hiányában a szerződéskötés tervezett időpontjának lejártától számított öt munkanapon belül kell megküldeni.

éves statisztikai összegzés: az ajánlatkérő éves beszerzéseit tartalmazó összegzés, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig meg kell küldeni a Közbeszerzések Tanácsának.

közreműködő: állandó szerződés keretében az ajánlattevő megbízásából és érdekében eljáró, külső jogi tanácsadó személy, ügyvéd

közbeszerzési tanácsadó: eseti szerződés keretében az ajánlattevő megbízásából és érdekében eljáró, közbeszerzési szakmai ismeretekkel és jártassággal rendelkező személy, a Kbt-ben meghatározott esetekben a közbeszerzési eljárások előkészítésében és lefolytatásában egyes jogok gyakorlására és kötelezettségek teljesítésére bevont más, külső személy vagy szervezet, így elsősorban a hivatalos közbeszerzési tanácsadó, szakértő, lebonyolító.

közbeszerzés megkezdése: a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontja, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében vagy az egyszerűsített eljárás meghatározott eseteiben pedig az eljárást megindító felhívás megküldése, illetőleg bizonyos esetekben a tárgyalás megkezdése időpontja.

meghívásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő által – a Kbt-ben előírtak szerint –  kiválasztottak tehetnek ajánlatot

nyílt eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben valamennyi érdekelt ajánlatot tehet

tárgyalásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő az általa ? a Kbt-ben előírtak szerint – kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyal a szerződés feltételeiről;

tervpályázat: olyan sajátos, külön jogszabályban részletesen szabályozott tervezési versenyforma, amely tervezési feladatok előkészítésére szolgál, illetőleg pályamű alapján a tervező kiválasztásának egyik módja;

közbeszerzési terv: az ajánlatkérő a költségvetési év elején, legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. A közbeszerzési tervet az ajánlatkérőnek legalább öt évig meg kell őriznie. A közbeszerzési terv nyilvános.

küldemények továbbítása: jelen közbeszerzési eljárás során a részvételre jelentkezőknek, ajánlattevőknek és a külső közreműködőknek írt leveleket/dokumentumokat elektronikus (email) úton, faxon vagy postai úton kell küldeni

megrendelő szervezet: a beszerzés tárgyát ténylegesen igénylő szervezeti egység, amely a szerződés teljesítését igazolja.

Összeférhetetlenségi szabályok

5.) Az ajánlatkérő köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget és a verseny tisztaságának sérelmét eredményező helyzetek kialakulását. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. Összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárásban ajánlattevőként, részvételre jelentkezőként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetként az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet, ha közreműködése az eljárásban a verseny tisztaságának sérelmét eredményezheti. Az ajánlatkérő köteles felhívni az eljárás előkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét arra, ha – különösen az általa megszerzett többlet-információkra tekintettel – a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne.

Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. 24. §.szerinti összeférhetetlenség.

Nem eredményezi a verseny tisztaságának sérelmét és nem összeférhetetlen az olyan személy (szervezet) részvétele az eljárásban, akitől, illetőleg amelytől az ajánlatkérő

a) az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése érdekében a közbeszerzés megkezdése időpontjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges adatokat közölve kért tájékoztatást, vagy

b) a támogatásra irányuló igény (pályázat) benyújtásához szükséges árajánlatot

kapott feltéve, hogy az a) vagy a b) pont alkalmazása kapcsán az ajánlatkérő nem közölt vele a közbeszerzési eljárás során az összes ajánlattevő (részvételre jelentkező) részére rendelkezésre bocsátott adatok körét meghaladó információt.

   Titoktartás

6.) A közbeszerzési eljárásokról információt ajánlattevőknek csak írásos formában (faxon postai vagy elektronikus levélben) lehet adni, az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak betartásával. Ezen felül sem az intézmény munkavállalója, sem a közbeszerzési eljárásban résztvevő bármely személy nem adhat szóban vagy írásban információt, kivéve az eljárásokhoz kapcsolódó konzultációkat és a helyszíni bejárásokat, amelyekről jegyzőkönyvet kell készíteni.

7.) A közbeszerzési eljárások során a közbeszerzési eljárásba bevont személyek (szervezetek) kötelesek a tudomásukra jutott információkat bizalmasan kezelni. Amennyiben valamely személy esetében kiderül, hogy a megszerzett információkkal visszaél, azokat bizonyos ajánlattevőknek továbbítja, a közbeszerzési eljárásban való további részvételből azonnal ki kell zárni, és pótlásáról ? ha indokolt ? gondoskodni kell. Amennyiben szükséges, ellene megfelelő jogi (munka-, polgári- vagy büntető jogi) eljárást kell kezdeményezni.

8.) A titoktartási kötelezettség kiterjed az ajánlattevőktől kapott információkra is. A közbeszerzési eljárásban résztvevő személy az ajánlattevőktől tudomására jutott információkat köteles bizalmasan kezelni, azokat csak a közbeszerzési eljárással kapcsolatban használhatja fel.

  
Kapcsolattartás külső, harmadik személlyel és a médiával

9.) A közbeszerzéssel kapcsolatban tájékoztatás vagy nyilatkozat adására az elektronikus és nyomtatott média, illetve külső személy vagy szervezet számára  kizárólagosan (adott esetben a közreműködő / közbeszerzési tanácsadó  előkészítése alapján) az ajánlatkérő jogosult, különös tekintettel a törvényben előírt kapcsolattartásra és információnyújtásra az Európai Uniós szervek (Európai Bizottság, Európai Unió Hivatalos Lapja, Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala, Európai Bíróság), a magyarországi közbeszerzési eljárásokban illetékes szervek (Közbeszerzési Hatóság, Közbeszerzési Értesítő ? a Közbeszerzési Tanács Hivatalos Lapja, Közbeszerzési Döntőbizottság, bíróság), illetve az ajánlattevők felé.

II. FEJEZET

Általános szabályok

10.) A közbeszerzési tanácsadó előkészítése alapján a  közreműködő köteles gondoskodni a közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes irat írásbeli dokumentálásáról, a Kbt-ben meghatározott időpontig történő megőrzésre átadásról a gazdasági hivatal részére.

11.) A közbeszerzési tanácsadó előkészítése alapján az ajánlatkérő köteles gondoskodni arról, hogy a közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és a közbeszerzési eljárás minden szakaszában az eljárásba bevont személyek (illetőleg szervezetek) rendelkezzenek a közbeszerzés tárgya szerinti, jogi, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel.

12.) Közbeszerzési eljárásba kizárólag a Kbt. feltételeinek megfelelő az a hivatalos közbeszerzési tanácsadó kerülhet bevonására, aki szerepel a Közbeszerzési Hatóság által vezetett hivatalos közbeszerzési tanácsadói névjegyzékben. A hivatalos közbeszerzési tanácsadói felelősségbiztosításának igazolását követően vehet részt a közbeszerzési eljárásban.

13.) Hivatalos közbeszerzési tanácsadót kell bevonni valamennyi közösségi értékhatárt elérő, vagy azt meghaladó beszerzések, valamint pályázati támogatásból finanszírozott közbeszerzések esetében.

14.) Közbeszerzési eljárásban a Közbeszerzési Hatóság által vezetett, a minősített ajánlattevők hivatalos jegyzékében szereplő minősített ajánlattevő ennek igazolása benyújtására jogosult, s azt az adott eljárásban figyelembe kell venni azzal, hogy a minősített ajánlattevőtől a továbbiakban a Kbt. szerinti igazolásokat is meg kell kérni.

15.) A közbeszerzési eljárások során figyelembe kell venni, hogy a közbeszerzési eljárás határidőibe a kezdőnap nem számít bele (kezdőnap az a nap, amelyre a határidő megkezdésére okot adó cselekmény vagy egyéb körülmény esik). A hónapokban, vagy években megállapított határidő azon a napon jár le, amely számánál fogva a kezdőnapot követő napnak megfelel; ha ez a nap a lejárat hónapjában hiányzik, a hónap utolsó napján. Ha a határidő utolsó napja nem munkanapra esik, a határidő csak az ezt követő legközelebbi munkanapon jár le. A hirdetményben (felhívásban) megjelölt határidő a hirdetmény (felhívás) feladását követő napon kezdődik.

16.) Amennyiben központosított eljáráshoz való csatlakozásra a központosított közbeszerzési eljárásra vonatkozó külön jogszabály lehetőséget biztosít, úgy a csatlakozásra jelen szabályozás általános eljárási rendje szerint kell eljárni.

17.) A tárgyévet követően az előző évi közbeszerzési eljárásokról, illetve az éves beszerzésekről ? a külön jogszabályban meghatározott minta szerint ? a megrendelő szervezet köteles statisztikai részjelentést készíteni és azt minden év március 10-ig a közreműködő  részére megküldeni.

A rész-jelentéseket a közreműködő minden év április 15-ig felülvizsgálja, és összeállítja a teljes éves összegezést.  A felülvizsgált éves statisztikai összegezést főigazgatói aláírásra előkészíti, majd gondoskodik a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldéséről legkésőbb a tárgyévet követő év május 31-ig.

III.  A közbeszerzési eljárás előkészítésének feladatai:

A közbeszerzési terv

18.) Az adott évre tervezett közbeszerzési eljárásokról, illetve az éves beszerzésekről ? külön jogszabályban meghatározott minta szerint a tervezett éves költségvetés tervszámai alapján a megrendelő szervezet ? a gazdasági hivatala útján – előzetes éves közbeszerzési tervet állít össze, és azt minden év január 31-éig a közreműködő részére megküldi.

19.) Az előzetes közbeszerzési terveket a közreműködő minden év február 20-ig ? az éves költségvetés előzetes tervszámai, a Kbt. előírásai, s a tervezett közbeszerzési eljárások összhangja szempontjából – felülvizsgálja, összesíti, és azt az ajánlatkérő főigazgatója  részére véleményezés céljából megküldi. 

20.) Az éves költségvetés elfogadását követő 8 napon belül a főigazgató köteles írásban nyilatkozni és a közbeszerzési terv véglegesítéséhez szükséges adatokat megadni a közreműködő  részére.

21.) A felülvizsgált éves összesített közbeszerzési terv (továbbiakban közbeszerzési terv) elkészítéséről, a szükséges dokumentumok ajánlatkérői jóváhagyásra történő előkészítéséről, aKözbeszerzési Hatóság részére történő megküldéséről, az intézmény éves költségvetésének elfogadásától számított 15 napon belül, de legkésőbb tárgyév március 31-ig ? a közbeszerzési tanácsadó előkészítése alapján – a közreműködő gondoskodik.

22.) A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a közbeszerzési eljárás tárgyai (árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelés és szolgáltatási koncesszió) szerinti bontásban, az eljárás rendje szerint csoportosított (közösségi értékhatárt elérő, nemzeti értékhatárt elérő, illetve nemzeti értékhatár alatti) közbeszerzéseket. A közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a közbeszerzései eljárás típusát és lefolytatásának tervezett időpontját is, valamint azt, hogy az előzetes tájékoztató mely feladatról készül. 

23.) A közbeszerzési tervben nem szereplő, továbbá a tervhez képest módosított közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell. A közbeszerzési terv módosítására vonatkozó javaslatot ? a módosítás indokaival együtt ? a megrendelő szervezet köteles az igény felmerülését követő 15 napon belül a közreműködő részére megküldeni.

A közbeszerzési terv folyamatos teljesítését a közreműködő köteles figyelemmel kísérni, s ennek alakulásáról az ajánlatkérőt minden negyedévet követő hó 20. napjáig tájékoztatni.

Előzetes tájékoztató

24.) A közbeszerzési tanácsadó előkészítése alapján a közreműködő készíti el a felülvizsgált előzetes tájékoztató összegzését, s gondoskodik a főigazgató jóváhagyását követően a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldéséről, legkésőbb minden év április 15-ig. Az előzetes tájékoztatót az adott évre, illetőleg az elkövetkező legfeljebb tizenkét hónapra tervezett összes a törvényben meghatározott kivételi körbe nem tartozó beszerzésekre kell elkészíteni. 

25.) Az előzetes összesített tájékoztatót a közbeszerzés különböző tárgyairól együttesen és külön-külön is el lehet készíteni. Árubeszerzés esetében az előzetes összesítést árucsoportonkénti bontásban kell elkészíteni, és az árucsoportot külön jogszabályban meghatározott nómenklatúrára történő hivatkozással kell megadni. Szolgáltatás megrendelése esetében az előzetes összesítést a Kbt. melléklete szerinti szolgáltatás-csoportonkénti bontásban kell elkészíteni

Az eljárást megindító, felhívást tartalmazó hirdetményt külön jogszabályban meghatározott minta szerint kell elkészíteni, közzétenni és a megindító hirdetményben megadni, hogy a közbeszerzési eljárás melyik fajtája szerint jár el az ajánlatkérő.

26.) Előzetes összesített tájékoztatót tartalmazó hirdetmény közzététele előtt vagy ilyen hirdetmény nélkül ? törvényben foglaltak kivételével – nem indíthatók meg a közösségi értékhatárt elérő beszerzések. Nemzeti értékhatárt elérő beszerzésekre akkor is sor kerülhet, ha azok az előzetes tájékoztató hirdetményben nem szerepeltek.

 

A hirdetmények megküldése és közzététele

27.) A főigazgató jóváhagyását követően a közbeszerzési tanácsadó köteles gondoskodni valamennyi adott közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó hirdetmény Közbeszerzési Hatóság (Titkárság) részére történő megküldésről, dokumentálásáról, valamint a szükséges közzétételi díj gazdasági hivatal általi elutalásának előkészítéséről, az utalás ajánlatkérő általi jóváhagyatásáról.

28.) A közbeszerzési eljárásokban a választott, hitelesnek tekintendő eredeti nyelv:  magyar.

A hirdetmények megküldésének és közzétételének részletes szabályait, valamint a hirdetmények mintáit külön jogszabály határozza meg.

VI.  A közbeszerzési eljárás lefolytatása

Beszerzési igények minősítése, nyilvántartása

29.) Minden új beszerzési igény esetén a közbeszerzési tanácsadó feladatköre és kötelezettsége annak megítélése, hogy közbeszerzési eljárás indítására szükség van-e. A minősítéshez az intézmény gazdasági vezetője bocsátja rendelkezésre a szükséges adatokat.

30.) Az új beszerzési igény esetében a közbeszerzési tanácsadó hatásköre annak eldöntése, hogy a beszerzés milyen eljárás keretében folyjon le. Elvégzi a beszerzések nyilvántartását, valamint a felmerülő beszerzési igények közbeszerzési szempontból történő minősítését, 3 munkanapon belül.

31.) Hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén az ajánlattételre felkérni szükséges ajánlattevők megnevezése a főigazgató hatásköre.

 

Részvételi/ajánlati felhívás

Az eljárás megindítása

32.) Az eljárást megkezdeni a főigazgató jóváhagyását követően lehet.

Ajánlati/részvételi felhívás, valamint az eljáráshoz kapcsolódó dokumentum összeállításáról a Közbeszerzési Bíráló Bizottság köteles gondoskodni. Az ajánlati/részvételi felhívás a hirdetményben történő közzétételéről – külön jogszabályban meghatározott minta szerint -, a közreműködő köteles gondoskodni.

Az eljárás megindításának minősül a részvételi/ajánlati felhívás kibocsátása, amelyre a főigazgató írásbeli jóváhagyását követően kerülhet sor.

A közbeszerzési eljárást megindító felhívás tartalmazza különösen:

a) az ajánlatkérő nevét, címét, telefon- és telefaxszámát (e-mail);

b) a közbeszerzési eljárás fajtáját, tárgyalásos és gyorsított eljárás esetén annak indokolását;

c) a dokumentáció és a kiegészítő iratok vagy versenypárbeszéd esetében az ismertető rendelkezésre bocsátásának módját, határidejét, annak beszerzési helyét és pénzügyi feltételeit. Meghívásos, hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás és versenypárbeszéd esetén a dokumentációra, illetve ismertetőre vonatkozó adatokat az eljárást megindító felhívásnak csak akkor kell tartalmaznia, ha az ajánlatkérő a dokumentációt (ismertetőt) már a részvételi szakaszban rendelkezésre bocsátja, hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásban pedig csak akkor, ha az ajánlatkérő dokumentációt készít és a dokumentációt az ajánlattételi felhívással egyidejűleg nem küldte meg;

d) a közbeszerzés tárgyát és mennyiségét;

e) a szerződés meghatározását, amelynek megkötése érdekében a közbeszerzési eljárást lefolytatják;

f) a szerződés időtartamát vagy a teljesítés határidejét;

g) a teljesítés helyét;

h) az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételeit vagy a vonatkozó jogszabályokra hivatkozást;

i) annak meghatározását, hogy az ajánlattevő tehet-e többváltozatú (alternatív) ajánlatot, valamint a részajánlattétel lehetőségét vagy annak kizárását;

j) az ajánlatok értékelési szempontját, az összességében legelőnyösebb ajánlat értékelési szempontja esetén a Kbt. által előírt adatokat;

k) a kizáró okokat és a megkövetelt igazolási módokat;

l) az alkalmassági követelményeket, az alkalmasság megítéléséhez szükséges adatokat és a megkövetelt igazolási módot;

m) az ajánlattételi határidőt vagy részvételi felhívás esetén a részvételi határidőt;

n) az ajánlat vagy részvételi jelentkezés benyújtásának címét;

o) az ajánlattétel vagy részvételi jelentkezés nyelvét (nyelveit), annak feltüntetését, hogy a magyar nyelven kívül más nyelven is benyújtható-e az ajánlat vagy részvételi jelentkezés;

p) az ajánlat(ok) felbontásának helyét, idejét és az ajánlatok felbontásán jelenlétre jogosultakat; részvételi felhívás esetén a részvételi jelentkezések felbontásának helyét, idejét;

q) az ajánlati kötöttség minimális időtartamát, a részvételi felhívás kivételével;

r) részvételi felhívás esetén az ajánlattételi felhívás megküldésének tervezett napját;

s) az ajánlati biztosíték előírására, valamint a szerződésben megkövetelt biztosítékokra vonatkozó információt;

t) az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzés esetén az érintett projektre (programra) vonatkozó adatokat.

33.) A részvételi/ajánlati felhívás kibocsátásával egyidejűleg ajánlatkérő legalább 3 főből álló Közbeszerzési Bíráló Bizottságot (a továbbiakban: Bizottság) hoz létre.

Az ajánlatkérő az ajánlatok elbírálására köteles bírálóbizottságot létrehozni.   Közbeszerzési Bíráló Bizottság (továbbiakban: KBB):

Kbt. 22.§.(3) A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérő nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek megfelelő ? a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi ? szakértelemmel kell rendelkezniük.

Kbt. 22.§.(4) Az ajánlatkérő a (3) bekezdésben meghatározott szakértelemmel rendelkező, legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni az ajánlatoknak a – szükség esetén a hiánypótlást, felvilágosítás vagy indokolás [67-70. §] megadását követő – 63. § (3)-(4) bekezdése szerinti elbírálására. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárást lezáró döntést meghozó személy vagy testület részére. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai.

A KBB tagjai:

• Közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tag – kötelező
• Pénzügyi szakértő – kötelező
• Közbeszerzési / jogi szakértő – kötelező – Közreműködő
• hivatalos közbeszerzési tanácsadó

A KBB tagjai maguk közül elnököt választanak. A KBB akkor határozatképes, ha minden tagja jelen van. A bizottság minden tagja egy szavazattal rendelkezik, döntéseit egyszerű szótöbbséggel hozza, a tagok nem helyettesíthetőek. Szavazategyenlőség esetén az elnök szavazata dönt.  

A KBB tagjait az ajánlatkérő írásban kéri fel és beszerzi tőlük a jelen szabályzat 3. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási, valamint 4. melléklete szerinti felelősségi nyilatkozatokat. A nyilatkozatok beszerzését követően az ajánlatkérő a jelen szabályzat 5. melléklete szerinti megbízólevelet adja át a Bizottság tagjainak.

34.) Hivatalos közbeszerzési tanácsadó alkalmazása esetén, a Közbeszerzési Hatóság által közzétett tanácsadói jegyzékben szereplő hivatalos közbeszerzési tanácsadók írásbeli megkeresése és ajánlataik megkérését követően a főigazgató dönt az eljárásba bevonandó hivatalos tanácsadó szervezet/személy kérdésében.

35.) A közbeszerzési tanácsadó köteles gondoskodni arról, hogy a dokumentáció a hirdetmény megküldésének napjától kezdve az részvételi/ajánlattételi határidő lejártáig rendelkezésre álljon.

36.) A KBB előkészítése alapján a közbeszerzési tanácsadó  feladata az ajánlati/részvételi felhívásban és a dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban az ajánlattevők által írásban feltett kérdésekre a kiegészítő (értelmező) tájékoztatást, az  ajánlattételi határidő lejárta előtt, a Kbt-ben meghatározott határidő szerint  megadni, oly módon, hogy az ne sértse az ajánlattevők esélyegyenlőségét. A tájékoztatás teljes tartalmát az ajánlattevők számára hozzáférhetővé kell tennie, illetőleg meg kell küldenie. A tájékoztatás nem eredményezheti a részvételi/ajánlati felhívásban és a dokumentációban foglaltak módosítását.

37.) Az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban 25 millió Ft becsült közbeszerzési értékhatárt meghaladó közbeszerzés esetén az eljárásban való részvételhez köteles a közbeszerzés becsült értékétől függő ajánlati biztosítékot kérni. Az ajánlati biztosíték mértéke a becsült közbeszerzési érték 1-3 %-a. Ez a mérték a 25 millió Ft becsült értékhatárt meg nem haladó közbeszerzés esetén is alkalmazható. Az ajánlati biztosíték összegét a költségvetési elszámolási számlán elkülönítetten tartja nyilván a gazdasági hivatal.

38.) A közbeszerzési eljárásban kikötött ajánlati biztosíték tekintetében szükséges pénzügyi intézkedések megtételéről, az eljárásban megjelölt határidők betartásáról a közbeszerzési tanácsadó köteles gondoskodni. Ennek megfelelően intézkedik:

– a biztosíték pénzügyi elszámolásának rendezése érdekében a gazdasági hivatal felé történő tájékoztatásról, amennyiben valamely ajánlattevő az ajánlati kötöttségének ideje alatt ajánlatát visszavonja, vagy a szerződés megkötése az érdekkörében felmerült okból hiúsul meg,

– a gazdasági hivatal útján a biztosíték határidőn és esetek szerint történő visszafizetéséről, vagy a bankgarancia felszabadításáról. 

39.) Az eredményes közbeszerzési eljárás lefolytatása érdekében az ajánlatkérő köteles gondoskodni arról, hogy az ajánlattevők részére az ajánlattételhez elegendő időt biztosítson ?figyelemmel a dokumentáció terjedelmére, stb.

Helyszíni bejárás során Ajánlatkérő konzultációt nem tart, egyéb kiegészítő tájékoztatást a Kbt. 45. § (1)-(3) bekezdésének megfelelően az Ajánlatkérő nevében eljárón keresztül kérhet.

A Kbt. 45. § (4) bekezdése alapján az ajánlatkérő az ajánlattételi határidőt meghosszabbítja, ha a kiegészítő tájékoztatást legkésőbb a Kbt. 45. § (2) bekezdésben foglalt válaszadási határidőt megelőző negyedik napon kérték, az ajánlatkérő azonban nem tudja a tájékoztatást a Kbt. 45. § (2) bekezdés szerinti határidőben megadni. A határidő meghosszabbításáról haladéktalanul és egyidejűleg értesíteni kell valamennyi gazdasági szereplőt, amely az eljárás iránt érdeklődését az ajánlatkérőnél jelezte.

40.) Az ajánlattételi határidő lejártáig módosíthatók a részvételi felhívásban nem megadott és az ajánlattételi felhívásban, illetőleg a dokumentációban meghatározott feltételek.  Az ajánlatkérő a közbeszerzési tanácsadó  javaslata alapján

– az ajánlattételi határidőt egy alkalommal hosszabbíthatja meg,

– az ajánlattételi határidő lejártáig módosíthatja az ajánlati/részvételi felhívásban, illetőleg a dokumentációban meghatározott feltételeket,

– az ajánlati/részvételi felhívást az ajánlattételi határidő lejártáig visszavonhatja.

A módosított feltételekről e határidő lejárta előtt egyidejűleg, közvetlenül, írásban kell tájékoztatni az összes ajánlattevőt és egyben új ajánlattételi határidőt kell megállapítani.

41.) Az ajánlatkérő döntése alapján a közbeszerzési tanácsadó  valamennyi esetben köteles az ajánlattételi határidők lejárta előtt gondoskodni a szükséges hirdetmény megjelentetéséről, visszavonás esetén az ajánlattevők egyidejű írásbeli tájékoztatásáról.

Az ajánlatok benyújtása és felbontása

42.) A KBB Elnöke a közbeszerzési tanácsadó előkészítése alapján köteles gondoskodni arról, hogy

– az ajánlattételi határidő lejártáig írásban és zártan beérkezett ajánlatok felbontása az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában megkezdődjön (a bontás mindaddig tart, amíg  határidő lejártáig benyújtott összes ajánlat felbontásra nem kerül),

– az ajánlatok felbontásánál az ajánlattevők, az általuk meghívott személyek, továbbá támogatásban részesülő beszerzések esetében a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői, illetőleg személyek, valamint a közösségi értékhatárt elérő beszerzések esetében a hivatalos közbeszerzési tanácsadó jelenlétének biztosításáról (meghívásáról),   

– az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyv készüljön, és a bontástól számított öt napon belül megküldésre kerüljön az összes ajánlattevőnek.

A jegyzőkönyv kötelező elemeit a 3. sz. melléklet részletezi.